Tietokannan ominaisuudet

Luo ensimmäinen ominaisuus tietokantaan napsauttamalla Lisää ominaisuus. Anna ominaisuudelle nimi ja valitse sitten ominaisuustyyppi.

Lisää ominaisuus tietokantaan, jossa on jo olemassa olevia ominaisuuksia:

• Valitse + oikeanpuoleisimman ominaisuuden vierestä. Anna ominaisuudelle nimi ja valitse sitten ominaisuustyyppi.

• Napsauta taulukkonäkymässä olemassa olevaa ominaisuutta → Lisää vasemmalle tai Lisää oikealle sen mukaan, mihin haluat uuden ominaisuuden sijoittuvan taulukossasi. Anna ominaisuudelle nimi ja valitse sitten ominaisuustyyppi.

Hallitse ja muokkaa tietokannan ominaisuuksia avaamalla tietokannan yläreunassa oleva asetusvalikko ja valitsemalla Muokkaa ominaisuuksia.

Täällä voit:

• Hae ominaisuutta.

• Luo uusi ominaisuus.

• Napsauta tiettyjä ominaisuuksia muokataksesi niitä. Voit säätää ominaisuuskohtaisia asetuksia (esimerkiksi rivittää tekstiominaisuuden), kopioida ominaisuuden tai poistaa sen.

Voit muokata yksittäisiä ominaisuuksia myös napsauttamalla niitä suoraan tietokannassasi. Tämä avaa valikon, jossa voit muokata ominaisuuden nimeä, suodattaa tai lajitella kyseisen ominaisuuden mukaan, suorittaa laskutoimituksia ja paljon muuta.

Jos haluat tiettyjen ominaisuuksien olevan piilotettuja tai näkyvissä tietokantanäkymässä:

1. Avaa tietokannan yläreunan asetusvalikko.

2. Valitse Ominaisuuden näkyvyys.

3. Valitse 👁️ ominaisuuden vierestä piilottaaksesi tai näyttääksesi sen.

Kaikkia ominaisuuteen liitettyjä tietoja kutsutaan arvoiksi. Arvojen muokkaaminen vaihtelee ominaisuuden tyypin mukaan. Tässä muutama esimerkki:

• Valitse- ja Monivalinta-ominaisuuksien yhteydessä sinua pyydetään lisäämään tageja kirjoittamalla haluamasi toiminto ja painamalla enter-näppäintä kunkin toiminnon jälkeen. Värit määritetään satunnaisesti.

  • Voit lisätä näihin valikkoihin niin monta tagia kuin haluat.

  • Muokkaa tagien nimiä ja värejä tai poista niitä napsauttamalla ominaisuuskenttää (esim. taulukon solua) ja valitse sitten •••, joka tulee näkyviin oikealle, kun viet hiiren osoittimen jonkin ominaisuuden päälle.

  • Järjestä tagit uudelleen valitsemalla niiden vasemmalla puolella oleva ⋮⋮-kuvake ja vetämällä.

• Päivämäärä-ominaisuuksien yhteydessä tietojen lisääminen napsauttamalla avaa päivämäärävalitsimen, josta voit valita tietokantakohteeseen liittyvän päivän – esimerkiksi tapahtuman päivämäärän tai määräajan.

  • Napsauta Muistuta-kohtaa, kun haluat asettaa tälle ominaisuudelle muistutuksen haluamallesi päivälle ja ajalle.

  • Ota käyttöön Päättymispäivämäärä, kun haluat määrittää aikavälin tälle ominaisuudelle.

  • Ota käyttöön Sisällytä aika valitaksesi tarkan ajan, ei pelkkää päivää.

  • Napsauta Päivämäärän muoto ja aikavyöhyke, kun haluat muokata näitä asetuksia.

  • Valitse Tyhjennä, kun haluat poistaa päivämääräominaisuuden arvot.

• Tiedostot ja media -ominaisuuksien yhteydessä sinua pyydetään kentän napsauttamisen jälkeen lataamaan tiedosto tai liittämään linkki tiedoston upottamiseksi.

  • Voit myös ladata tiedoston tietokoneeltasi vetämällä sen ominaisuuteen.

  • Voit lisätä useita tiedostoja kerralla mihin tahansa kenttään.

  • Napsauta ladattujen tiedostojen oikealla puolella olevaa •••-kuvaketta, jos haluat Poista, Lataa, Koko näyttö tai Näytä alkuperäinen.

  • Käytä ladattujen tiedostojen vasemmalla puolella olevaa ⋮⋮-kuvaketta niiden vetämiseen ja järjestämiseen uudelleen.

• Henkilö-ominaisuuden yhteydessä voit merkitä muita työtilan jäseniä tai vieraita.

  • Kirjoita heidän nimensä ja paina enter-näppäintä kunkin nimen jälkeen.

  • Jos haluat poistaa jonkun merkityistä henkilöistä, napsauta nimen vieressä olevaa X-kuvaketta.

• Arvot näkyvät automaattisesti näille ominaisuuksille: Luontiaika, Luonut, Muokattu viimeksi ja Muokannut viimeksi.

• Voit kirjoittaa tai liittää arvoja URL-, sähköposti-, puhelin- ja numero-ominaisuuksiin samalla tavalla kuin teksti-ominaisuuteen.

• Relaatio- ja rollup-ominaisuuksien arvojen muokkaaminen on tehtävä useassa vaiheessa.

Tietokantojen nopeuden ja luotettavuuden säilyttämiseksi jokaisessa tietokannassa voi olla enintään 500 ominaisuutta. Jos saavutat tämän rajan, et voi lisätä uusia ominaisuuksia ennen kuin poistat joitakin.

Kun yrität lisätä ominaisuuden tämän rajan yli, näet virheilmoituksen, eikä uutta ominaisuutta luoda.

Jos saavutat rajan, kokeile näitä vaiheita:

• Poista käyttämättömät ominaisuudet, joita et enää tarvitse.

• Yhdistä samankaltaisia ominaisuuksia (yhdistä esimerkiksi useita ”Tila”- tai ”Luokka”-ominaisuuksia).

Voit auttaa tietokannan kohteiden visuaalisessa erottamisessa toisistaan määrittämällä tietokannan sivuille värin tiettyjen ehtojen perusteella. Haluat ehkä esimerkiksi, että kaikki erääntyneet tehtävät näkyvät tehtävätietokannassa punaisina.

Käytä ehdollista väriä tietokantanäkymässä:

1. Valitse tietokantanäkymän yläreunassa oleva liukusäädinkuvake.

2. Avaa Näkymän asetukset ja valitse Ehdollinen väri.

3. Valitse Uusi väriasetus.

4. Valitse tietokannan ominaisuus, jonka perusteella haluat värittää.

5. Avaa ominaisuuden nimen vieressä oleva avattava valikko ja määritä sääntö väriasetuksellesi.

6. Valitse Sivun taustaväri.

   • Oletuksena tietokannan sivut saavat niiden ominaisuusarvojen värit. Esimerkiksi, jos prioriteettiominaisuudessasi P0 näkyy punaisena ja P1 oranssina, ja värität tietokannan prioriteetin mukaan, kaikki P0-sivut näkyvät punaisina ja kaikki P1-sivut oransseina. Voit muuttaa tätä milloin tahansa!

7. Jos käytät taulukkonäkymää, avaa Käytä kohteeseen -kohdan vieressä oleva valikko ja valitse, haluatko käyttää väriä koko riviin vai vain siihen ominaisuuteen, jota sääntösi koskee.

8. Valitse Lisää toinen luodaksesi lisää väriehtoja tietokantanäkymällesi.

• Ehdollinen väri on käytettävissä seuraavissa näkymissä:

  • Taulukko

  • Kalenteri

  • Aikajana

  • Lista

  • Taulu

  • Syöte

• Ehdollista väriä voidaan käyttää seuraavien ominaisuuksien perusteella:

  • Valitse

  • Monivalinta

  • Tila

  • Otsikko

  • Teksti

  • Numero

  • Päivämäärä

  • Henkilö

  • Valintaruutu

  • Kaavat

  • Relaatiot

  • Rollupit

• Ehdollisen värin asetukset luodaan näkymätasolla. Eri tietokantanäkymillä voi olla erilaiset ehdollisen värin asetukset, eikä yhteen näkymään määritettyjä asetuksia siirry automaattisesti tietokannan muihin näkymiin. Kun kuitenkin kopioit näkymän, myös sen väriasetukset kopioituvat.

• Ehdollinen väri koskee sivutasoa; tällä hetkellä et voi värittää tiettyjä ominaisuuksia sivulla tai kortissa. Väri koskee koko sivun taustaa.

• Jos haluat käyttää ehdollista väriä ominaisuuteen etkä koko tietokantasivuun, sinun on oltava tietokannan taulukkonäkymässä.

Väriasetuksen poistaminen:

1. Valitse tietokantanäkymän yläreunassa oleva liukusäädinkuvake.

2. Valitse kohdasta Näkymän asetukset kohta Ehdollinen väri.

3. Valitse 🗑️ sen asetuksen vierestä, jonka haluat poistaa.

Voit lisätä kommentteja tietokannan ominaisuuksiin vain silloin, kun olet taulukkonäkymässä tai kun tietokantasivu on avoinna.

Kommentin lisääminen ominaisuuteen taulukkonäkymässä:

1. Vie hiiri tietokannan kohteen ominaisuuden päälle.

2. Valitse näkyviin tuleva 💬.

3. Kirjoita kommenttisi.

Kommentin lisääminen ominaisuuteen tietokantasivulla:

1. Vie hiiri ominaisuuden päälle.

2. Valitse näkyviin tuleva 💬 tai valitse ominaisuuden vasemmalla puolella oleva ⋮⋮ → kommentti.

3. Kirjoita kommenttisi.

Kun kommentti on lisätty, näet 💬 sen ominaisuuden vieressä, johon se on liitetty. Voit valita 💬 nähdäksesi kommentin ja lisätäksesi keskusteluun.

Voit määrittää tiettyjä käyttöoikeustasoja henkilöille, jotka on mainittu tietokantasivun henkilö- tai created by-ominaisuudessa. Lue lisää tästä täältä →