ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي (نسخة تجريبية)

تتولى ميزة "ملاحظات الاجتماع بالذكاء الاصطناعي" (AI Meeting Notes) تدوين ملاحظات مفصلة عن الاجتماع نيابةً عنك حتى تتمكن من التركيز على المحادثة التي تجريها. يقوم Notion AI بنسخ اجتماعك وتحديد النقاط الرئيسية وبنود العمل التي يمكنك مشاركتها مع فريقك بأكمله.

ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي:

• يجب أن تكون مشتركًا في خطة Notion للأعمال (Business) أو في الخطة المؤسسية (Enterprise plan) لاستخدام ميزة "ملاحظات الاجتماع بالذكاء الاصطناعي".

• تتوفر ميزة "ملاحظات الاجتماع بالذكاء الاصطناعي" أيضًا للاشتراكات المؤهلة على الأجهزة المحمولة التي تتضمن Notion AI.

• إذا كنت تستخدم تطبيق Notion لسطح المكتب، فيجب أن تكون في الإصدار 4.7.0 أو أعلى.

  • إذا كنت تستخدم جهاز Mac، فيجب أن تستخدم macOS 13 أو أحدث.

  • إذا كنت تستخدم جهاز Windows، فيجب أن تكون في أحدث إصدار.

تتوفر ميزة "ملاحظات الاجتماع بالذكاء الاصطناعي" على تطبيق Notion والمتصفح. يوفر تطبيق Notion أفضل تجربة، خاصةً لمكالمات الفيديو، لأنه يلتقط جميع جوانب المحادثة باستخدام صوت النظام والميكروفون الخاص بك. المتصفح هو الأنسب للمحادثات الشخصية لأنه لا يمكنه التقاط الصوت إلا من الميكروفون الخاص بك.

إذا كنت تستخدم هذه الميزة على متصفحك، فإليك بعض الأمور التي يجب ملاحظتها:

• سيتم نسخ مدخلات الميكروفون فقط. لن يتم التقاط صوت النظام.

• لن يتم التقاط الصوت من أدوات المؤتمر (Google Meet و Zoom و Microsoft Teams، إلخ) إذا كنت تستخدم سماعات الرأس. إذا كنت لا تستخدم سماعات الرأس ولم يكن مستوى صوت جهازك منخفضًا جدًا، فقد يتم التقاط الصوت من أدوات المؤتمر.

لإنشاء "ملاحظات الاجتماع بالذكاء الاصطناعي"، اكتب /meet في أي صفحة في تطبيق سطح المكتب. إذا كنت تستخدم متصفح ويب، فسيُطلب منك فتح تطبيق Notion لسطح المكتب أو تنزيله إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل.

• اكتب أي بنود لجدول الأعمال أو سياق تحت Notes قبل الاجتماع. عند إنشاء الملخص، سيأخذ Notion AI هذه الملاحظات في الاعتبار.

• بمجرد بدء الاجتماع، حدد Start transcribing. من خلال القيام بذلك، فإنك تؤكد أن كل شخص في الاجتماع قد أعطى موافقته على تسجيل الاجتماع وتدوينه.

• بمجرد انتهاء الاجتماع ورغبتك في إيقاف النسخ، حدد Stop. سيبدأ ملخص الذكاء الاصطناعي في الإنشاء تلقائيًا. لاحظ أنه يلزم وجود دقيقة واحدة على الأقل من الصوت المسجل لإنشاء ملخص.

• إذا كنت ترغب في استئناف تسجيلك، فانقر على أيقونة شريط التمرير في الجزء العلوي من كتلة ملاحظات الاجتماع ← نسخ السيرة الذاتية.

يمكنك تحميل تسجيل صوتي موجود إلى كتلة "ملاحظات الاجتماع" حتى يتمكن Notion من نسخه وتلخيصه، حتى لو لم يتم تسجيل الاجتماع مباشرةً في Notion.

لتحميل ملف صوتي:

1. افتح صفحة تحتوي على كتلة "ملاحظات الاجتماع".

2. حدد أيقونة الإعدادات في الجزء العلوي من كتلة "ملاحظات الاجتماع".

3. اختر Upload audio.

4. حدد ملفًا صوتيًا من جهازك.

سيقوم Notion بنسخ الصوت وإنشاء ملخص، تمامًا كما في التسجيل المباشر.

Supported formats: AAC و M4A و MP3 و WAV.

Note: ملفات MOV و MP4 و Loom غير مدعومة حاليًا للتحميل.

عندما تكتشف AI Meeting Notes أن الشخص المتحدث قد تغير، ستبدأ في النسخ على سطر جديد.

على تطبيق سطح المكتب، يمكن لـ Notion تسمية المتحدثين في النص المنسوخ ليسهل متابعة من قال ماذا. يعمل هذا بشكل أفضل في الاجتماعات الافتراضية الفردية، حيث يمكن لـ Notion التقاط كل من الميكروفون وصوت النظام الخاص بك. إذا كانت ملاحظة اجتماعك مرتبطة بحدث في التقويم، يمكن لـ Notion أيضاً تسمية المشارك الآخر بالاسم.

في إعدادات الاجتماعات الأخرى (مثل المحادثات الشخصية أو اجتماعات المجموعات)، قد تكون تسمية المتحدث محدودة. قد لا ترى تسميات متحدثين موثوقة إذا كنت:

• في اجتماع مباشر حيث يتشارك عدة أشخاص ميكروفوناً واحداً.

• في اجتماع جماعي مع متحدثين متعددين.

• عند استخدام Notion في متصفح أو على تطبيق الهاتف المحمول.

ستجد أيضاً اقتباسات للنص المنسوخ في ملخص ملاحظات اجتماعك. مرر مؤشر الماوس فوق اقتباس لرؤية مقتطف النص المنسوخ الذي تمت الإشارة إليه. يمكنك أيضاً النقر على اقتباس للانتقال إلى السطر المقابل في النص المنسوخ.

يمكن لـ AI Meeting Notes هيكلة الملاحظات بناءً على نوع الاجتماع الذي تعقده، مثل مكالمة مبيعات، أو اجتماع يومي سريع، أو اجتماع فريق. لتغيير كيفية إنشاء AI Meeting Notes للملخص:

1. انتقل إلى Instructions في أسفل كتلة ملاحظات الاجتماع.

2. انقر على القائمة المنسدلة لتغيير التعليمات من "تلقائي" (Auto).

   • تطبق تغييرات التعليمات فقط على التسجيلات الجديدة أو عند استئناف النسخ. لتحديث ملخص موجود بتعليمات جديدة، انقر على Retry summary.

بالإضافة إلى التعليمات المضمنة، يمكنك إنشاء تعليمات مخصصة لتحديد هيكل ملخصات اجتماعاتك. لإضافة تعليمات مخصصة:

1. انتقل إلى Instructions في أسفل كتلة ملاحظات الاجتماع.

2. انقر على القائمة المنسدلة لتغيير التنسيق من "تلقائي" (Auto).

3. انقر على + Add custom instructions.

4. ستفتح صفحة قالب — قم بتحريرها لتحديد الهيكل والتعليمات التي تفضلها.

5. ستظهر تعليماتك المخصصة الآن في قائمة التعليمات ويمكن اختيارها لأي اجتماع.

Sharing and privacy for custom summaries

تعليمات الملخص المخصصة خاصة افتراضياً — أنت فقط من يمكنه رؤيتها واستخدامها.

إذا استخدمت ملاحظة اجتماع تعليمات مخصصة خاصة، فسيظل المستخدمون الذين لديهم حق الوصول إلى كتلة الاجتماع يرون نفس الملخص. ومع ذلك، ستظهر إعدادات التعليمات تعليماتهم الافتراضية بدلاً من ذلك.

تعليمات مخصصة مشتركة

تعليمات الملخص المخصصة خاصة افتراضياً. إذا شارك شخص ما صفحة تعليمات معك وكان لديك حق الوصول لعرضها، فيمكنك فتح الصفحة — ولكنها لن تظهر تلقائياً كخيار في القائمة المنسدلة لتعليمات ملاحظات الاجتماع الخاصة بك حتى تقوم بإضافتها.

لإضافة صفحة تعليمات مشتركة في اجتماعاتك الخاصة:

1. افتح صفحة التعليمات المشتركة.

2. انقر على + إضافة إلى تعليماتي في أعلى الصفحة.

إذا فتحت كتلة ملاحظات اجتماع تم فيها تحديد صفحة تعليمات مشتركة بالفعل، فستراها معروضة كتعليمات محددة حتى لو لم تقم بإضافتها إلى قائمتك بعد.

إذا لم يكن لديك حق الوصول إلى صفحة التعليمات المحددة، فسيتم تعيين إعدادات التعليمات الخاصة بك افتراضياً على تلقائي.

يمكنك تعيين أي تعليمات ملخص — بما في ذلك التعليمات المخصصة — كتعليمات افتراضية لك بحيث يتم تطبيقها تلقائياً على جميع الاجتماعات الجديدة.

1. انتقل إلى Instructions في أسفل كتلة ملاحظات الاجتماع.

2. انقر على القائمة المنسدلة.

3. مرر مؤشر الماوس فوق التعليمات التي تريد استخدامها كتعليمات افتراضية.

4. انقر على ••• → تعيين كافتراضي

بمجرد تحديد الكتلة، سيتم تذكيرك بالإفصاح عن استخدامك لملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي والحصول على موافقة جميع المشاركين في الاجتماع قبل المتابعة.

لمساعدتك في طلب الموافقة، سيكون لديك بعض الخيارات السهلة:

• نص: انقر على أيقونة شريط التمرير في أعلى كتلة ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي ومرر مؤشر الماوس فوق الموافقة. قم بتحرير رسالة الموافقة كما تشاء، ثم انسخها والصقها في دردشة تطبيق مؤتمر الذي تستخدمه.

• صوت: انقر على 🔈 في أسفل كتلة ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي قبل البدء في التدوين. سيؤدي هذا إلى تشغيل رسالة الموافقة الخاصة بك لجميع الحضور.

  • يمكنك تغيير الصوت عن طريق النقر على أيقونة شريط التمرير في أعلى كتلة ملاحظات الاجتماع واختيار أصوات مختلفة للغات مختلفة. سيستخدم Notion تلقائياً لغة اجتماعك لتشغيل الصوت المناسب.

• قلها بصوت عالٍ: طلب بسيط يفي بالغرض أيضاً. على سبيل المثال، يمكنك أن تسأل، "هل تمانعون إذا قمت بتسجيل هذا الاجتماع وتدوينه باستخدام ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي من Notion؟"

يمكنك اختيار تشغيل رسالة صوتية تلقائياً في بداية كل عملية تدوين لإعلام الآخرين بأنك تستخدم ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

إذا كنت مالك مساحة عمل: يمكنك تفعيل هذه الميزة لجميع المستخدمين في مساحة عملك من خلال الانتقال إلى الإعدادات → Notion AI → ملاحظات اجتماع AI وتحديث إعداد "فرض الموافقة لجميع أعضاء مساحة العمل".

إذا كنت في مساحة عمل تم فيها تمكين هذا الإعداد من قبل مالك مساحة العمل: سيتم تشغيل رسالة الموافقة في كل مرة تستخدم فيها ملاحظات اجتماع AI. تذكر إلغاء كتم صوت مكبرات الصوت وفصل أي سماعات رأس قبل بدء النسخ حتى يتمكن المشاركون في الاجتماع من سماع رسالة الموافقة بوضوح.

إذا كنت في مساحة عمل لا يتم فيها تمكين رسالة الموافقة التلقائية: يمكنك تفعيل هذا الإعداد لنفسك. سترى رسالة في كتلة ملاحظات الاجتماع تطلب منك اختيار خيار الموافقة الافتراضي الخاص بك:

• الحصول على الموافقة بنفسي: متابعة الحصول على الموافقة من جميع المشاركين يدويًا

• تشغيل الصوت تلقائيًا: تشغيل رسالة الموافقة الصوتية تلقائيًا في بداية كل عملية نسخ

تختفي هذه الرسالة بعد اختيار خيار الموافقة الافتراضي الخاص بك. يمكنك تحديث تفضيلاتك في أي وقت:

• انتقل إلى الإعدادات → Notion AI → ملاحظات اجتماع AI وقم بتحديث خيار تشغيل رسالة الموافقة تلقائيًا عند البدء.

• افتح قائمة التمرير في الجزء العلوي من كتلة ملاحظات اجتماع AI وقم بتحديث

  إعداد الموافقة التلقائية هناك.

بشكل افتراضي، تكون ملاحظات الاجتماع التي تنشئها خاصة بك فقط. يمكنك اختيار مشاركة الملاحظات التي يتم إنشاؤها من حدث تقويم Notion تلقائيًا مع المشاركين في الاجتماع الذين هم أعضاء في مساحة عملك.

للقيام بذلك، انتقل إلى الإعدادات → Notion AI → المشاركة التلقائية مع المشاركين في حدث التقويم الداخلي وقم بطي الخيار.

• تظل ملاحظات الاجتماع خاصة بك.

• بعد إنشاء ملاحظات من حدث تقويم Notion، سترى خيارًا لـ "مشاركة مع المشاركين" إذا كنت ترغب في منح حق الوصول.

• يمكنك دائمًا المشاركة يدويًا باستخدام عناصر تحكم المشاركة القياسية في Notion.

• ستتم مشاركة ملاحظات الاجتماع التي يتم إنشاؤها من نقاط دخول تقويم Notion (علامة تبويب الاجتماعات، إشعارات سطح المكتب، رأس التقويم) تلقائيًا مع المشاركين في الاجتماع الذين هم أعضاء في مساحة عملك.

• سيحصل المشاركون على حق الوصول لعرض ملاحظات الاجتماع وتعديلها.

• لا يزال بإمكانك تعديل إعدادات المشاركة يدويًا بعد الإنشاء.

هل ترغب في تخزين جميع ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي في قاعدة بيانات واحدة لسهولة الوصول إليها؟ لتعيين قاعدة بيانات افتراضية لملاحظات اجتماعك:

1. انتقل إلى الإعدادات ← Notion AI.

2. افتح القائمة المنسدلة بجوار قاعدة بيانات الاجتماعات الافتراضية.

3. ابحث عن قاعدة البيانات التي تريد تخزين ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي فيها وحددها.

في المرة التالية التي تنشئ فيها صفحة جديدة لملاحظات اجتماع الذكاء الاصطناعي (من إشعار ملاحظات اجتماع الذكاء الاصطناعي، على سبيل المثال)، سيتم إنشاء الصفحة تلقائياً داخل قاعدة البيانات الافتراضية الخاصة بك.

قد تظهر لك نافذة منبثقة تطلب منك منح Notion حق الوصول إلى شاشتك وصوت النظام، حتى بعد أن تكون قد منحت حق الوصول بالفعل. في بعض الأحيان، يمكن أن تؤدي إعادة تعيين هذه الأذونات إلى حل المشكلة.

كيفية حل المشكلة

• حاول إغلاق التطبيقات وعلامات تبويب المتصفح الأخرى لتوفير الذاكرة، ثم حاول مرة أخرى.

• في إعدادات جهازك، قم بإلغاء حق الوصول إلى الشاشة وصوت النظام الخاص بـ Notion. ثم أغلق Notion، وأعد تشغيل جهازك، وافتح Notion، واتبع المطالبات لمنح حق الوصول.

• تأكد من أنك تستخدم أحدث إصدار من تطبيق Notion لسطح المكتب. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقم بالترقية إلى أحدث إصدار وتحقق مما إذا كان ذلك سيؤدي إلى حل المشكلة.

اعتماداً على إصدار نظام التشغيل أو تطبيق Notion الذي تستخدمه، قد لا تعمل ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي بشكل صحيح وقد يظهر لك خطأ يشير إلى تعذّر تشغيل الميزة.

كيفية حل المشكلة

• إذا كنت تستخدم جهاز Mac، فتأكد من استخدام macOS 13 أو أحدث.

• إذا كنت تستخدم جهاز Windows، فتأكد من أنك تستخدم أحدث إصدار.

• تأكد من أنك تستخدم أحدث إصدار من تطبيق Notion.

• أعِد تحميل صفحتك أو أعد تشغيل التطبيق.

إذا لم تتمكن من رؤية ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي في قائمة الشرطة المائلة، فمن المحتمل أن يكون قد تم إيقاف تشغيل هذه الميزة في مساحة عملك.

كيفية حل المشكلة

• إذا كنت مالكاً لمساحة العمل، فانتقل إلى الإعدادات → Notion AI وقم بتفعيل خيار ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

• إذا لم تكن مالكاً لمساحة العمل، فتواصل مع مالك مساحة العمل واطلب منه تشغيل ميزة ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي لمساحة عملك.

تصبح ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي أكثر قوة مع تقويم Notion. أنشئ ملاحظات الاجتماع ونظمها وشاركها حتى تتمكن من التركيز أثناء الاجتماعات والحفاظ على مزامنة فريقك. بمجرد الانتهاء، يمكنك الوصول بسهولة إلى ملخص الاجتماع مباشرة من الحدث.

لربط ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي بتقويم Notion لأول مرة، لديك ثلاثة خيارات:

في الشريط الجانبي في Notion

1. افتح الشريط الجانبي الخاص بك

2. حدد الاجتماعات

3. انقر على اربط تقويمك

4. اختر مزود التقويم الخاص بك → سيفتح متصفحك ويوجهك خلال عملية ربط تقويمك.

في كتلة ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي:

1. افتح صفحة تحتوي على كتلة ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي الخاصة بك

2. انقر على أيقونة الإعدادات في الجزء العلوي من كتلة ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي

3. اختر ربطالتقويم.

   • إذا لم يظهر لك هذا الخيار، فهذا يعني أن مساحة عملك مرتبطة بالفعل بتقويم Notion.

في تقويم Notion:

1. في الجزء العلوي من تقويم Notion، انقر على أيقونة ملفك الشخصي → الإعدادات.

2. تحت مساحة عمل Notion ← اختر مساحة العمل الخاصة بك.

3. اختر قاعدة بيانات الاجتماعات الافتراضية الخاصة بك. نوصي باستخدام قاعدة بيانات مخصصة لملاحظات الاجتماع.

بعد الاتصال، يمكنك إنشاء ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي وفتحها وإدارتها مباشرة من حدث في تقويم Notion. اعتمادًا على الحدث وإعداداتك، سترى خيارات مختلفة لإضافة ملاحظات، أو بدء النسخ، أو عرض ملخص.

• ملاحظة اجتماع مدعومة بالذكاء الاصطناعي: إذا لم يكن للحدث مشاركون أو مؤتمر أو ملاحظة مرتبطة بعد، فاستخدم خيار ملاحظة اجتماع مدعومة بالذكاء الاصطناعي في الحدث للبدء. يتيح لك هذا إنشاء ملاحظة اجتماع جديدة أو ربط صفحة Notion موجودة.

• إضافة ملاحظة اجتماع: إذا كان للحدث مشاركون أو مؤتمر، ولكن ليس لديه ملاحظة اجتماع بعد (ولم يبدأ الاجتماع)، فسترى إضافة ملاحظة اجتماع. يؤدي هذا إلى إنشاء ملاحظة اجتماع مرتبطة باستخدام تفضيلاتك المحفوظة، ثم يفتحها في Notion لتتمكن من تعديلها.

• فتح ملاحظة الاجتماع: إذا كانت ملاحظة الاجتماع مرتبطة بالفعل، فسترى فتح ملاحظة الاجتماع. حددها لفتح ملاحظة الاجتماع للبدء.

• الانضمام والنسخ: بدءًا من 15 دقيقة قبل الاجتماع، قد ترى الانضمام والنسخ في حدثك (اعتمادًا على إعداداتك). سيؤدي هذا إما إلى فتح صفحة ملاحظات الاجتماع المرتبطة أو إنشاء صفحة داخل مساحة عمل Notion الخاصة بك.

• نسخ الاجتماع: إذا لم يكن لحدث تفاصيل مؤتمر، فسترى نسخ الاجتماع بدلاً من الانضمام والنسخ.

• عرض الملخص: بعد الاجتماع، يمكنك عرض ملخص ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي بالنقر فوق عرض الملخص

.

اختر الاجتماعات في الشريط الجانبي لـ Notion لإدارة ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي في مكان واحد. هنا، يمكنك عرض اجتماعاتك القادمة وملاحظات الاجتماع السابقة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

استعد لاجتماعاتك القادمة في هذا القسم. يمكنك بسهولة معرفة الاجتماعات القادمة، وإعداد ملاحظات الاجتماع مسبقًا، وبدء النسخ مباشرة من هنا.

يمكنك تمرير المؤشر فوق اجتماع قادم و:

• الانضمام إلى الاجتماع بسرعة دون الحاجة إلى مغادرة Notion.

• إنشاء ملاحظة اجتماع في صفحة أو قاعدة بيانات محددة في مساحة عملك. قبل بدء الاجتماع، يمكنك إنشاء ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي مسبقًا وإضافة أي ملاحظات أو بنود جدول أعمال قبل بدء الاجتماع. بمجرد بدء الاجتماع، يمكنك الوصول بسهولة إلى ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي، والبدء في النسخ على الفور.

في علامة التبويب الاجتماعات، ستتمكن أيضًا من رؤية عرض موحد لجميع ملاحظات اجتماعك. يختلف عرض القائمة في علامة التبويب الاجتماعات عن قاعدة البيانات الافتراضية لتخزين ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي الخاصة بك — فهو يعرض لك ملاحظات الاجتماع التي أنشأتها بالإضافة إلى ملاحظات الاجتماع المرتبطة بأحداث التقويم التي حضرتها، بغض النظر عن مكان تخزين تلك الملاحظات في مساحة عملك. يتيح لك هذا العثور بسرعة على أي ملاحظات تحتاجها.

هنا، يمكنك تصفية ملاحظاتك وفرزها والبحث عنها. يمكنك أيضًا إعادة تسميتها وفتحها بسهولة.

يمكنك أيضًا فتح قائمة التمرير في أعلى القائمة لضبط إعدادات العرض. على سبيل المثال، يمكنك اختيار الخصائص المرئية أو ضبط كيفية تجميع ملاحظات الاجتماع الخاصة بك.

اختر جديد في أعلى عرض القائمة لإنشاء ملاحظات اجتماع جديدة مدعومة بالذكاء الاصطناعي.

إذا كنت لا تريد علامة التبويب الاجتماعات في الشريط الجانبي لـ Notion، فيمكنك إيقاف تشغيلها بالانتقال إلى الإعدادات → Notion AI وقم بطي خيار إخفاء علامة تبويب الاجتماعات.

فيما يلي بعض المعلومات العامة حول القوانين واللوائح المتعلقة بتفريغ النصوص، بالإضافة إلى بعض من أفضل الممارسات التي يجب مراعاتها عند تمكين ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي.

في الولايات المتحدة، تتطلب بعض القوانين الحصول على موافقة مشارك واحد على الأقل قبل تسجيل أو نسخ مكالمة أو محادثة. وتتطلب قوانين أخرى الحصول على موافقة كل مشارك قبل تسجيل المكالمة أو نسخها.

خارج الولايات المتحدة الأمريكية، كما هو الحال في الاتحاد الأوروبي، توجد قوانين مماثلة تتطلّب موافقة المشاركين قبل تسجيل مكالمة أو تفريغ محتواها.

بالإضافة إلى متطلبات الموافقة، قد تكون هناك قوانين تحكم كيفية استخدامك لتسجيلات المكالمات أو نصوصها المنسوخة، والكشف عنها، وتأمينها. قد تختلف هذه القوانين بناءً على موقع المشاركين، وقطاع الأعمال، ومعايير الصناعة.

الحصول على الموافقة

قد يكون تحديد قوانين الموافقة التي تنطبق أمراً معقداً عندما يكون المشاركون في الاجتماع موجودين في ولايات أو بلدان متعددة، أو إذا لم تكن متأكداً من موقع مشارك واحد أو أكثر. نوصي بالامتثال لأكثر قوانين الموافقة صرامة والحصول دائماً على موافقة جميع المشاركين قبل استخدام ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي لنسخ الاجتماع.

بعض أفضل الممارسات الأخرى

• اشرح بوضوح للمشاركين أنك ستُفرّغ نص المكالمة باستخدام مزوّد خدمة طرف ثالث (على سبيل المثال، ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي من Notion).

• احتفظ بسجلات كافية توثِّق كيفية حصولك على الموافقة.

• احترم اختيار المشارك بعدم تفريغ نص كلامه.

• إذا انضم مشاركون جدد إلى مكالمة بعد بدء التفريغ الصوتي، فتوقّف واحصل على موافقة المشاركين الجدد قبل المتابعة.

• أوضح للمستخدمين كيف تخطّط لاستخدام و/أو مشاركة التسجيلات والنصوص المنسوخة (أو أي معلومات مستخلصة منها).

• تأكد من أنك تستخدم التسجيلات والنصوص المنسوخة وتشاركها فقط بطريقة تتوافق مع ما أخبرت به المستخدمين وجميع القوانين المعمول بها.

• احتفظ بالتسجيلات والنصوص المنسوخة للمدة التي تحتاجها فقط.

توفّر ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي طرقاً للإفصاح عن استخدامك للميزة والحصول على موافقة المشاركين في الاجتماع، والتي يمكنك معرفة المزيد عنها هنا، ولكن لاحظ أن هذه مجرّد أمثلة قليلة عن كيفية حصولك على الموافقة.

تستعين ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي بمُعالِجات فرعية (مثل: OpenAI وAnthropic وFireworks وBaseten Labs, Inc. وX.AI LLC) لتسجيل الاجتماع، ومعالجة الملف الصوتي وتحويله إلى نص منسوخ، ثم استخلاص الرؤى، مثل ملخص الاجتماع وعناصر العمل والمشاركين في المكالمة والمزيد.

عند استخدام ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تطبيق Notion أو المتصفح، يتم إرسال الملف الصوتي مباشرة إلى مُعالِجاتنا الفرعية للنسخ في الوقت الفعلي. لا تقوم المُعالِجات الفرعية بتخزين الصوت. يتم تخزين نسخة مؤقتة من الصوت محلياً على جهازك أثناء الجلسة. إذا فشلت المعالجة في الوقت الفعلي، يتم تحميل الصوت المخزن محلياً إلى خوادم Notion وإرساله إلى مُعالِجاتنا الفرعية لإعادة محاولة النسخ. يحتفظ Notion بالصوت الذي تم تحميله لمدة تصل إلى 3 أيام لإعادة محاولة المعالجة. يتم حذف النسخة المحلية من الصوت بعد المعالجة الناجحة أو في غضون 24 ساعة، أيهما أقرب.

عند استخدام ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي على تطبيق Notion للهاتف المحمول، يتم تحميل الملف الصوتي إلى خوادم Notion وإرساله إلى مُعالِجاتنا الفرعية لإنشاء نص منسوخ. لا تقوم المُعالِجات الفرعية بتخزين الصوت. يتم تخزين نسخة مؤقتة من الصوت محلياً على جهازك أثناء الجلسة. بعد المعالجة الناجحة، يتم حذف الصوت الذي تم تحميله على الفور، ويتم حذف النسخة المحلية الموجودة على جهازك في غضون يوم واحد. إذا فشلت المعالجة، يتم الاحتفاظ بالصوت الذي تم تحميله لدى Notion لمدة تصل إلى 3 أيام، ويتم الاحتفاظ بالنسخة المحلية على جهازك لمدة تصل إلى أسبوع واحد لإعادة محاولة المعالجة.

إذا كنت مالكاً لمساحة عمل ولا ترغب في إتاحة ميزة ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي لأعضاء مساحة عملك، فيمكنك إلغاء الاشتراك في مساحة عملك في أي وقت بالانتقال إلى الإعدادات → Notion AI وإيقاف تشغيل خيار إتاحة مساحة العمل.

تكون النسخ المحلية من صوت الاجتماع المسجل متاحة للمستخدم الذي بدأ تشغيل ملاحظات الاجتماع المدعومة بالذكاء الاصطناعي ("المُسجِّل"). سيتم تخزين ملفات صوت الاجتماع العشرة التي تم تسجيلها مؤخراً على الجهاز المحلي للمُسجِّل وستكون متاحة للتنزيل. المُسجِّل فقط هو من لديه القدرة على تنزيل ملف صوتي محفوظ محلياً.

هذه الميزة معطلة افتراضياً لجميع الخطط. إذا كنت ترغب في تمكين ميزة تخزين الصوت المحلي للمستخدمين لديك، فيمكنك الاشتراك في مساحة عملك في أي وقت بالانتقال إلى الإعدادات → Notion AI وتشغيل خيار تخزين الصوت محلياً.

يمكن حذف النص المنسوخ بطريقتين:

• مباشرة في كتلة AI Meeting Notes، عن طريق النقر على أيقونة شريط التمرير → حذف النص المنسوخ. سيؤدي هذا أيضاً إلى حذف الصوت المصاحب المخزن محلياً من جهاز المُسجِّل.

• عن طريق حذف الصفحة الأصلية التي تحتوي على كتلة AI Meeting Notes. بمجرد حذفها، ستتبع الصفحة إعدادات الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمساحة عملك.

يمكن لمالكي مساحة العمل في الخطة المؤسسية تعيين جدولة تلقائية لحذف النصوص المنسوخة من خلال الانتقال إلى الإعدادات → Notion AI وتعيين جدولة لحذف الحذف التلقائي للنصوص المنسوخة. ستظل الملخصات والملاحظات موجودة في كتل ملاحظات الاجتماع في مساحة عملك، ولكن سيتم حذف جميع النصوص المنسوخة تلقائياً وفقاً لجدولة الحذف المختارة. لن تؤدي جدولة الحذف التلقائي للنصوص المنسوخة إلى حذف النصوص الموجودة في الصفحات المحفوظة قانونياً.

يمكنك اختيار تخزين التسجيلات الصوتية على الجهاز المحلي للمُسجِّل. يمكن للمُسجِّل حذف الصوت المخزن محلياً من جهازه في أي وقت عن طريق النقر على أيقونة شريط التمرير في كتلة AI Meeting Notes، وتمرير المؤشر فوق التسجيلات الصوتية، واختيار حذف التسجيلات. يؤدي هذا إلى حذف جميع التسجيلات الخاصة بكتلة AI Meeting Notes المحددة.

إذا قام مالك مساحة العمل في الخطة المؤسسية بتفعيل كل من الحذف التلقائي للنصوص المنسوخة وتخزين الصوت محلياً في إعداداته، فستتبع التسجيلات الصوتية المحلية جدولة الحذف التلقائي المحددة للنصوص المنسوخة. عند حذف نص منسوخ وفقاً لجدولة الحذف التلقائي، سيتم أيضاً حذف التسجيلات الصوتية المرتبطة به والمخزنة على الجهاز المحلي للمُسجِّل. إذا قام مالك مساحة العمل بضبط النصوص المنسوخة ليتم حذفها فور إنشاء ملخص ملاحظات الاجتماع، فلن يتم تخزين أي صوت محلياً على جهاز المُسجِّل.